Perjalanan Menjadi Koordinator Seksi Acara di Pentas Seni (PENSI) ABS



M Ryandi Adnan , Koordinator Seksi Acara ABS
Seperti yang kalian tahu dari post aku sebelumnya, aku dianugrahi amanah untuk menjadi koordinator seksi acara di pagelaran ABS (Apresiasi Bahasa dan Seni). Banyak sekali suka, duka, drama, tantangan, dan cobaan dalam menjalani tugas ini.
Awal mulanya aku dipilih jadi koor itu saat rapat angkatan yang pertama. Rapat ini membahas tentang konsep acara dan penentuan PJ kelas dan koordinator seksi. Ada beberapa kandidat untuk menjadi koordinator acara. Dan berdasarkan hasil voting dan musyawarah, akulah yang terpilih. Rasanya dipilih itu senang dan bahagia, terima kasih teman-teman angkatan atas kepercayaannya kepadaku.
Menjadi koordinator seksi acara merupakan tanggung jawab yang besar, karena jika ada sesuatu terjadi pada acara, selain ketua pelaksana yang kena, sudah pasti koor acara juga kena. Koordinator acara juga bertanggung jawab penuh kepada pihak-pihak luar mengenai acara, seperti dosen dan bintang tamu.
Selanjutnya aku diharuskan mencari staff, aku mendapat 8 staff dari 4 kelas dan 2 jurusan. Staff-staff inilah yang memilih seksi acara, bukan aku yang memilih mereka. Well, tapi aku percaya kalau acaralah yang memilih kita untuk menjadi panitia.
Dari Pendidikan A aku dapat staff : Sherin (Ein) & Fresa , dari Pendidikan B aku dapat staff : Vinny & Niah, dari Sastra A aku dapat staff : Icut & Elsa, dan dari Sastra B aku dapat staff : Ghina & Nurul. Beberapa orang sudah sering jadi partner kerja aku, jadi aku sudah tau sifat dan karakter mereka. Sesudah dapat Staff, aku secepatnya mengadakan rapat seksi (rasek) yang pertama.

~Beberapa Bulan Sebelum Acara~
            Pada tanggal 23-25 Oktober 2017, kami mengadakan rasek online untuk mengumpulkan ide-ide mengenai konsep dan tema acara. Pada tanggal 24 Oktober diadakan rapat angkatan yang kedua. Di rapat ini, seksi acara banyak sekali mendapat masukan mengenai konsep dan tema
Seksi Acara ABS
            Rasek pertama acara diadakan 7 November 2017, kurang lebih seminggu setelah rapat angkatan. Di rasek ini kami membahas tentang konsep dan tema acara. Banyak sekali ide masuk, dan setelah rapat selama 3 jam, kita akhirnya sepakat untuk memilih konsep parallel worlds. Setiap kelas diberi kebebasan untuk memilih universe atau duniannya sendiri. Seksi acara telah menyiapkan 17 rekomendasi sub-tema atau dunia/universe yaitu Nusantara, Komik / Superhero, Fairytale, Supernatural, Avatar, Magical World, Distopia, Virtual World, Peradaban, Tech World, Robot world, Dewa Dewi, Walking Dead, Underwater/ Laut, Underworld, Oriental , Flora & Fauna. Selain 17 rekomendasi diatas, setiap kelas bebas membuat duniannya sendiri.
            Tema Parallel Worlds, merupakan tema lanjutan dari acara kami sebelumnya yaitu LEAP 1.0 . Acara LEAP 1.0 adalah acara pentas seni kami, yang masih dalam alur kaderisasi himpunan. Di acara ini kekompakan kami sebagai angkatan dilihat oleh kating. Tema acaranya adalah Time Travel, setiap kelas mendapat zamannya masing-masing. Ada zaman Kerajaan Kuno, Kerajaan Modern, 80an, dan Zaman Modern.
            Tanggal 10 November 2017, seksi acara sudah mendapat tema dari tiap kelas. Pendidikan A memilih tema Supranatural, Pendidikan B memilih tema Nusantara, Sastra A memilih tema Fairytale, Sastra B memilih tema Distopia.
            Rasek kedua diadakan tanggal 20 November 2017, membicarakan waktu penampilan perkelas, yaitu 35 menit perkelas, keinginan kami mengundang divisi kesenian himpunan dan bintang tamu, dan kandidat-kandidat MC. Bintang tamu yang ingin kami undang yaitu Torpedo Band, Tageg Band, DJ, H-UP! dan Bageur Band. Bageur band wajib kami undang karena mereka adalah band dosen Bahasa Inggris UPI.
            Selain itu kami juga membahas nama acara. Nama acara yang kami sepakati adalah LEAP 2.0 atau hanya LEAP saja, tetapi kami butuh tambahan kata atau frasa dibelakangnya. Saran-saran yang masuk ada : To Infinity and Beyond, Parallel, Infinitive World, The Hidden Reality, In between, Universum. Dari hasil voting yang menang adalah Universum, sehingga nama acara ABS ini adalah “LEAP : Universum”.

~Sebulan Sebelum Acara~
            Seksi acara mengadakan rasek ketiga tanggal 4 Desember 2017, tepat sebulan sebelum acara. Pertama kami membahas konsep acara. Konsep acara kami adalah “Si tokoh utama melakukan perjalanan antar dimensi melalui portal berupa pintu dan mencari fragment-fragment di setiap penampilan (dimensi). di akhir setiap fragment tersebut membentuk kata RATHASATTAMA”.
           
L to R : Niah-Elsa-Fresa-Vinny-Nurul-Ein-Ghina-Icut
Kedua kami mebahas MC, rencanannya MC bukan dari angkatan kami, melainkan dari angkatan atas. Dan ketiga, kami sudah mulai melakukan MOU dengan bintang tamu yang akan kami undang. Ada perubahan tentang bintang tamu, DJ diganti dengan Omdor band, karena kami rasa DJ kurang cocok dengan konten acara kami.
            Beberapa hari kemudian, kami menyuruh kelas untuk membuat nama penampilan kelas. Pendidikan A memilih nama “Mysticis” , Pendidikan B memilih nama “Bhanu Chandra Dipta” , Sastra A memilih nama “Tenebris Fabula” , dan Sastra B memilih nama “Welter”.

~Seminggu Sebelum Acara~
            Seminggu sebelum acara rundown yang sudah seksi acara buat harus diacak-acak berkali-kali karena banyak hal. Dari awal sampai revisi terakhir rundown sudah mengalami 10 kali perubahan. Hal yang bagus ? Tentu tidak, jika terus berubah, kami bisa dibilang tidak konsisten. Sebelum membuat rundown, ada baiknya dipikirkan matang-matang dan melakukan mini research, apakah rundown tersebut sudah sesuai dan tidak akan mengalami revisi lagi ?
            Untuk masalah MC karena banyaknya pertimbangan, akhirnya kami tidak jadi mengambil MC dari angkatan lain. Jadinya MC dari angkatan kami sendiri.

~ Hari-hari Mendekati Acara~
            Hari-hari mendekati acara tekanan menjadi semakin besar. Tekanan datang dari mana-mana baik itu dosen, angkatan, maupun pihak luar. Dan aku juga harus latihan penampilan kelas, yang dimana hari-hari mendekati acara itu, latihan menjadi sangat intens.
            Hal paling susah adalah membagi waktu, baik itu latihan penampilan kelas, kepanitiaan, tugas, maupun kelas. Semuanya adalah amanah dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan. Jika kamu berada di posisi yang sama dengan aku, dan kamu tidak sanggup menjalani semuanya, lebih baik mundur salah satu. Buat skala prioritas, mana yang lebih baik kamu tinggalkan. Akan tetapi lebih baik jika kamu bisa menjalani semuanya.
            Hari-hari mendekati acara tidak banyak perubahan atau revisi besar. Hanya saja aku jadi lebih sering tatap muka atau konsultasi dengan dosen.
            Gladi kotor dilaksanakan tanggal 2 Januari 2018 di theater terbuka UPI. Karena namanya kotor, jadi ada beberapa penampil yang banyak bermain-main (kurang serius). Di gladi kotor ini kita mendapat gambaran tentang penampilan tiap kelas, dan kami dari seksi acara berdiskusi bagaimana cara si tokoh utama dapat masuk ke dalam penampilan tiap kelas dan mendapat fragment.

~Sehari Sebelum Acara~
            Sehari sebelum acara kami baru bisa masuk venue pukul 10 malam, karena sebelumnya venue dipakai oleh jurusan lain. Pada malam hari, panitia memasang lighting, sound, dan mendekorasi ruangan.
            Semua orang sibuk pada hari ini, termasuk anak-anak kelas aku. Sehari sebelum acara mereka pergi ke tempat penyewaan kostum, membeli properti, makeup, dan dekorasi penampilan kelas.

~Hari Pelaksanaan Acara~
            Pagi-pagi tepatnya pukul 6.00 WIB kami melakukan gladi bersih. Gladi bersih berjalan dengan lancar dan tepat waktu, akan tetapi ada sedikit kendala. Soundman telat datang sehingga cukup menganggu gladi bersih. 2 kelas yang mendapat urutan tampil awal, gladi bersih dengan bluetooth speaker.
            Open gate dilaksanakan pukul 10.00 . Sudah ada beberapa penonton dan tamu yang datang. Penonton diarahkan ke photobooth sebelum duduk di kursi penonton. Jam 10.50 aku menjemput dosen-dosen untuk menonton dan memberi sambutan. Acara dimulai pukul 11.00. Detail tentang acara dan penampilan sudah aku bahas di post sebelumnya.
Seksi Acara ABS, Pose baca Rundown
            Acara berjalan dengan lancar. Ada beberapa bintang tamu yang menyanyikan lagu tambahan dan encore sehingga menyebabkan keterlambatan waktu. Akan tetapi keterlambatan waktu hanya sekitar 20 menit, dan acara selesai sebelum magrib.
            Saat hari H sudah tentu seksi acara menjadi sangat sibuk dan hectic. Apalagi kami double job menjadi LO. Sempat terjadi beberapa miss communication antar anggota. Namun, semua sudah clear dan itu tidak mempengaruhi kinerja kami.

~Pasca Acara~
            Seksi acara mendapat banyak sekali evaluasi. Seperti “kalau ada apa-apa lebih baik dibicarakan dulu”, “LO kurang tanggap”, “MC kurang ditraining”, dan lain sebagainya. Kena omel dosen juga sudah jadi santapan sehari-hari anak acara, apalagi ABS ini konteks nya adalah UAS.
            Acara “Leap : Universum” mendapat respon yang sangat positif dari berbagai pihak. Mereka berharap akan ada sekuel yaitu “Leap 3.0” di masa yang akan datang. Bintang tamu sangat senang dan memuji bisa diundang di acara kami. Pagelaran ABS ini juga jadi hot topic obrolan dosen, semua dosen merespon positif tentang acara ini.

            Itu semua sedikit curhat aku tentang bagaimana menjadi seksi acara. Mungkin ada yang bilang ini mirip LPJ (Lembar Pertanggung Jawaban), harus kuakui mungkin iya. Karena kebanyakan gaya penulisan aku seperti ini.
            Akhir kata, aku (Ryandi) berterima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung keberlangsungan acara ini. Dan aku berterima kasih banyak kepada teman-teman seangkatanku yang telah mempercayai aku menjadi koordinator seksi acara, maaf kalau aku masih banyak kekurangan dan punya salah selama jadi koordinator seksi acara.
            Dan terima kasih kepada staff-staff terbaikku : Ein, Fresa, Niah, Vinny, Icut, Elsa, Ghina & Nurul. Terima kasih atas kerja keras kalian selama ini. Tanpa kalian mungkin aku nggak bisa seperti ini. Terima kasih juga kepada Firas, sebagai ketua pelaksana, dan Yalma, sebagai wakil ketua pelaksana, yang selalu mendukung dan membimbing aku menjadi koordinator seksi acara.

Comments (0)

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)